Bilag 2 - Databehandleraftale

I henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem Kunden herefter ”den dataansvarlige” og Orbit herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

Præambel

Denne databehandleraftale (DPA) er baseret på den standard DPA, som er udsendt af Datatilsynet.

Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

I forbindelse med leveringen af servicen, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

Bilag D1 indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

Bilag D2 indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

Bilag D3 indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Bilag D4 indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternesnationale ret og disse Bestemmelser.

Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i Bilag D1 og Bilag D3. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Fortrolighed

Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger;
2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester;
3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse;
4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres Bilag D3.

Anvendelse af underdatabehandlere

Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 60 dages varsel, og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i Bilag D2. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag D2.

Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

Overførsel af data

Dette afsnit omhandler overførsel af data til tredjelande eller internationale organisationer.

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i Bilag D3.

Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
3. indsigtsretten
4. retten til berigtigelse
5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
6. retten til begrænsning af behandling
7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
8. retten til dataportabilitet
9. retten til indsigelse
10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse om Anvendelse af underbehandlere, bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder;
2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder;
3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse);
4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

Parterne skal i Bilag D3 angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af indeværende Bestemmelse

Underretning om brud på persondatasikkerheden

Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

I overensstemmelse med ovenstående Bestemmelse skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger;
2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden;
3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

Parterne skal i Bilag D4 angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

Sletning og returnering af oplysninger

Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

Revision, herunder inspektion

Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag D3.

Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Parternes aftale om andre forhold

Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

Ikrafttræden og ophør

Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters godkendelse heraf.

Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse Sletning og returnering af oplysninger og Bilag D3, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

Kontaktpersoner

Parterne kan kontakte hinanden via de godkendte kontaktpersoner.

For Orbit:
Rene Dalsgaard Larsen
rdl@orbit.online
+45 2279 5969

For Kunden:
Den person der har godkendt denne aftale

Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Bilag D1

Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige:

Databehandleren leverer en cloud-løsning, hosting, lagring og backup til databehandleren.

Data ansvarlig bruger Orbit-platformen til at optimere og drive processer samt videndeling.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

Databehandleren behandler kun persondata på vegne af dataansvarlig for at levere en service til dataansvarlig.

Behandlingen er relateret til følgende aktiviteter:

• Import af data
• Indeksering af data for at muliggøre effektiv søgning
• Lagring af data
• Eksport af data, både automatiseret og brugerinitieret.
• Analyse af data.

Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede:

• Navn
• E-mailadresser
• Telefonnumre
• E-mails

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• Medarbejdere
• Sagskontakter
• Konkurrenter
• Samarbejdspartners kontakter
• Klientkontakter
• Salgskontakter

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

Behandlingen af persondata skal udføres, indtil Databehandlerens tjenester er ophørt, hvorefter persondataene enten returneres eller slettes i overensstemmelse med Bestemmelse 10. Databehandlerens behandling af persondata udføres så længe den underliggende kommercielle aftale(r) består.

Bilag D2

Underdatabehandlere

Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:

Hetzner Online GmbH
CVR:DE 812871812

Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Germany

Benyttes til hosting på deres lokation i Tyskland (EU)

N-Able
1000 Orteliuslaan
3528 BD Utrecht
The Netherlands

Benyttes til backup på deres lokation i Tyskland (EU)
Data er at-rest og end-to-end krypteret.

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Varslingsperioden for godkendelse af nye underbehandlere er 3 måneder.

Bilag D3

Instruks

Dette bilag beskriver instruktionerne vedrørende brugen af persondata.

Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Databehandleren behandler persondata på vegne af Dataansvarlige for at muliggøre brug af Orbit-platformen til optimering af interne processer og videndeling. Dataansvarlig vil bruge platformen for udvalgte eller alle ansatte.

Orbits ansatte vil ikke få adgang til, inspicere, eksportere eller på nogen måde manuelt behandle data, medmindre dette udtrykkeligt og skriftligt er tilladt af en repræsentant for Dataansvarlig med passende beføjelser.

Behandleren handler udelukkende efter dokumenterede instruktioner fra Dataansvarlige, medmindre behandling er påkrævet i henhold til EU-lovgivning eller national lovgivning.

Hvis Behandleren finder, at visse instruktioner er i strid med den danske databeskyttelseslov eller GDPR, skal Behandleren underrette Dataansvarlig i overensstemmelse hermed.

Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

Behandlingen involverer et stort volumen af persondata, som er underlagt Artikel 9 i GDPR om 'særlige kategorier af persondata', hvilket er grunden til, at der skal etableres et 'højt' sikkerhedsniveau.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) niveau af datasikkerhed.

Databehandleren skal dog - under alle omstændigheder og som et minimum - implementere følgende foranstaltninger, der er aftalt med dataansvarlig:

Fysisk sikkerhed

Databehandleren har implementeret følgende fysiske sikkerhedsforanstaltninger:

• Databehandlerens kontorplads kan låses.
• Databehandleren anvender alarmsystemer til at opdage og forhindre indbrud.
• Databehandleren anvender brandalarmer og røgdetektorer til at opdage og forhindre brande.
• Alle diske er krypterede og kan kun tilgås med en personlig hardwaretoken (Yubi-key)

Organisatorisk sikkerhed

Databehandleren har implementeret følgende organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger:

• Alle medarbejdere hos databehandleren er underlagt fortrolighedsforpligtelser, der gælder for al behandling af persondata.
• Medarbejdernes adgang til persondata er begrænset, så kun relevante medarbejdere har adgang til de nødvendige persondata.
• Databehandleren har en IT-sikkerhedspolitik.
• Databehandleren har dokumenterbare procesbeskrivelser for brud på persondatasikkerheden, som gennemgås mindst én gang årligt.

Teknisk sikkerhed: Adgang til persondata

Databehandleren har implementeret følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende adgang til persondata:

• Databehandleren anvender tofaktorautentifikation (2FA) til alle systemer.
• Databehandleren kræver, at medarbejdere bruger individuelle adgangskoder gemt i en adgangskodemanager for øget sikkerhed.
• Databehandlerens computere har automatisk adgangsbeskyttelse under inaktivitet.
• Databehandleren har politikker for sammensætning af adgangskoder, herunder minimumskrav.
• Der er procedurer for tilbagetrækning af tilladelser, når en medarbejder stopper.
• Der er procedurer for tildeling af autorisationer til IT-systemer ved ansættelse af nye medarbejdere.

Teknisk sikkerhed: Adgang til og beskyttelse af IT-systemer

Databehandleren har implementeret følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger vedrørende adgang til og beskyttelse af IT-systemer:

• Databehandleren giver autorisationer til enkeltpersoner eller grupper af brugere for at få adgang til, ændre og slette behandlet persondata.
• Databehandleren har procedure(r) til at gendanne data fra backup.
• Databehandleren gennemgår regelmæssigt systemkontroller.

Teknisk sikkerhed: Kryptering

Databehandleren har implementeret følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til kryptering:

• Adgangskoder, der er gemt på databehandlerens computere mv., er krypterede..
• Indhold på eksterne harddiske og USB-nøgler mv. er krypteret, når sådanne medier indeholder personlige eller følsomme personoplysninger.
• Databehandleren krypterer persondata i systemer og/eller på enheder.
• Databehandlerens websteder, systemer og webformularer bruger alle SSL-certifikater/HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure).

Teknisk sikkerhed: Beskyttelse af persondata under overførsel

Databehandleren har implementeret følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til beskyttelse af persondata under overførsel:

• Databehandleren har retningslinjer for brugen af arbejds e-mails, herunder brug til privat brug, passende brug, kryptering, sikker brug osv.

Teknisk sikkerhed: Tilgængelighed og robusthed

Databehandleren har implementeret følgende tekniske sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til tilgængelighed og robusthed:

• Tilgængelighed og robusthed af databehandlerens systemer og servere er sikret af en tredjepart, som databehandleren har en aftale med.
• Kun autoriserede medarbejdere har adgang til databehandlerens egne servere.
• Der er regler og retningslinjer for databackup.
• Der er regler og retningslinjer for at gendanne data fra backup.
• Der tages backup hver nat.

Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 8.1 og 8.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

Hvis Dataansvarlig modtager en anmodning om at udøve en af de registreredes rettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning, og et passende svar på anmodningen kræver bistand fra Databehandleren, skal Databehandleren assistere Dataansvarlig med de nødvendige og relevante oplysninger og dokumentation samt passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis Dataansvarlig har brug for Databehandlerens hjælp for at svare på en anmodning fra en registreret, skal Dataansvarlig sende en skriftlig anmodning om hjælp til Databehandleren, og Databehandleren skal i svaret levere den nødvendige hjælp eller dokumentation så hurtigt som muligt og senest 7 kalenderdage efter at have modtaget anmodningen.

Hvis Databehandleren modtager en anmodning om udøvelse af rettigheder i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning fra andre personer end Dataansvarlig, og anmodningen vedrører persondata behandlet på vegne af Dataansvarlig, skal Databehandleren uden unødig forsinkelse videresende anmodningen til Dataansvarlig.

Databehandleren skal så vidt muligt bistå Dataansvarlig med at opfylde Dataansvarligs forpligtelser til at svare på anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder, herunder adgang, rettelse, begrænsning eller sletning, hvis de centrale persondata behandles af Databehandleren. Hvis det anmodes om af den registrerede, underretter Databehandleren Dataansvarlig tilsvarende.

Dataansvarlig er ansvarlig for eventuelle omkostninger pådraget af Databehandleren i forbindelse med sådan assistance, herunder for eventuelle underdatabehandlere. Databehandlerens assistance betales til Databehandlerens gældende timeløn for sådant arbejde.

Opbevaringsperiode/sletterutine

Persondata opbevares indtil Databehandlerens tjenester er afsluttet.

Hvis Databehandleren sletter persondata eller persondataene automatisk slettes af systemet, vil dataene blive bevaret i backup i 90 dage, hvorefter persondataene automatisk slettes fra backuppen.

Ved afslutning af levering af tjenester til behandling af persondata, skal databehandleren enten slette eller returnere persondataene i overensstemmelse med Bestemmelse 10.1, medmindre dataansvarlig - efter aftalens accept - har ændret dataansvarliges oprindelige valg.

En sådan ændring skal dokumenteres og opbevares skriftligt, inklusiv elektronisk, i forbindelse med denne aftale.

Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:

På Databehandlerens eget hovedkontor eller på placeringerne af godkendte underdatabehandlere, som specificeret i Bilag D2.

Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

Procedurer for den dataansvarliges revisioner,

Herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

Databehandleren skal, efter skriftlig anmodning fra Dataansvarlig, dokumentere for Dataansvarlig, at Databehandleren opfylder sine forpligtelser i henhold til disse Bestemmelser og instruksen.

Databehandlerens dokumentation skal sendes til Dataansvarlig inden for en rimelig tid efter modtagelsen af anmodningen.

Databehandleren skal ikke stille selvevalueringsrapporter til rådighed for Dataansvarlig i overensstemmelse med principperne i ISAE 3000 erklæringen om sikkerhed som en del af Databehandlerens dokumentation for overholdelse af disse Bestemmelser.

Databehandleren er ikke forpligtet til at initiere og foretage eksterne revisioner af sin overholdelse af Bestemmelserne på eget initiativ. Databehandleren skal så vidt muligt hjælpe med at tilvejebringe alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i databehandleraftalen over for Dataansvarlig og skal tillade og bidrage til revisioner, herunder inspektioner, udført af Dataansvarlig eller en revisor autoriseret af Dataansvarlig.

Dataansvarlig er ansvarlig for eventuelle omkostninger, som Databehandleren pådrager sig i forbindelse med sådan assistance, herunder for eventuelle underdatabehandlere. Databehandlerens bistand betales til Databehandlerens gældende timetakst for sådant arbejde.

Bilag D4

Håndtering af databrud

Hos Orbit Online er den ledende målestok for evaluering, afbødning og endelig udbedring af rodårsagen til sikkerhedshændelser alvorsgraden. Under behandlingen af en sikkerhedshændelse kan opdagelsen af nye oplysninger ændre denne alvorsgrad og forårsage, at processen accelereres eller decelereres.

Analyse

Hvis hændelsen rapporteres af en bruger af systemet, bekræftes både brugerens autenticitet og påstandens rigtighed først. Dette gøres for at forhindre, at selve processen bliver årsagen til en sikkerhedshændelse (f.eks. ved at forårsage en denial of service ved at hævde, at der er en kritisk, men svær at reproducerer sikkerhedssårbarhed og anmode om en nedlukning af systemet, mens det bliver løst).

Når de rapporterede symptomer eller symptomer er blevet verificeret, tildeles hændelsen en alvorlighedsgrad (høj, medium, lav). Dette gøres for at træffe bedre informerede beslutninger senere i processen. Når alvorsgraden bestemmes, tages kundens anmodninger og deres unikke omstændigheder naturligvis i betragtning.

Afhjælpning

Under den indledende vurdering af alvorsgraden formuleres en afhjælpningsstrategi.

Her overvejes flere faktorer:

• Er det muligt eller effektivt at afhjælpe uden først at finde rodårsagen?
• Vil afhjælpningen forårsage afbrydelse af tjenesten?
• Kan fejl begået under implementeringen af afhjælpningen forårsage yderligere problemer?
• Påvirker denne problemstilling flere kunder?

Mens afhjælpningsstrategien formuleres, sættes en søgning efter rodårsagen til problemet i gang. Afhængigt af det forventede tidspunkt for afslutningen af denne søgning bliver kunden enten informeret om den afhjælpningsstrategi, der vil blive implementeret, eller den nævnte strategi kasseres til fordel for at rette rodårsagen i stedet.

Når rodårsagen er identificeret, ekstrapoleres og evalueres andre potentielle symptomer også. Dette kan resultere i en eskalering af hændelsens alvorsgrad. En plan for udbedring af rodårsagen udvikles herefter. Baseret på skønnet over implementeringen og alvorsgraden af hændelsen kan en alternativ afhjælpningsstrategi anvendes, mens rodårsagen rettes.

Ved brug af rodårsagsanalysen bestemmes det faktiske omfang af problemet ved hjælp af revisionslogfiler og andre retsværktøjer. En vurdering af potentielt fremtidigt omfang udføres også.

Når alle ovenstående oplysninger er indsamlet, sendes resultaterne af analysen til kunden.

Afhængigt af problemets alvorsgrad og kundens instrukser vil rodårsagen enten blive rettet omgående (hotfixes) eller tilføjet til fejllisten for den næste patchudgivelse af Orbit. Samtidigt tilføjes en automatisk test og/eller alarm, som identificerer problemet i fremtiden, i tilfælde af at det ved et uheld bliver reintroduceret.

Rapportering

Hvis der opdages et databrud i Orbit (menneskelig fejl, bevidst angreb, programmeringsfejl osv.), skal kunden, der ejer dataene (den dataansvarlige), underrettes så hurtigt som muligt. For at gøre dette på en struktureret måde og for at ikke glemme vigtige fakta, brug nedenstående overskrifter som skabelon

E-mailen skal sendes til din primære kundekontakt. Inkluder IKKE data fra bruddet i e-mailen. Gem i stedet dataene på et sikkert krypteret sted, indtil hændelsen er afklaret og lukket. Kun på direkte skriftlig anmodning må dataene sendes til kunden. Konsulter venligst Orbit projektlederen for kundeprojektet, før du sender nogen data. Ikke alle kundekontakter har muligvis den nødvendige sikkerhedsgodkendelse til at modtage dataene. Generelt må kontakter kun modtage data, de normalt har adgang til i Orbit givet deres aktive brugertype og rettigheder.

I e-mailen skal følgende indgå:

• Hvad skete der:
  En klar og præcis beskrivelse af, hvad vi faktisk ved er sket. Kun fakta, ingen gætværk.
• Hvornår skete dette:
  Angiv det mest præcise tidspunkt, hvor bruddet begyndte. Hvis vi ikke ved dette, skriv at vi undersøger det og angiv i stedet det tidligste tidspunkt, der førte til opdagelsen af bruddet.
• Hvad der er gjort for at afbøde bruddet:
  En klar og præcis beskrivelse af, hvad der indtil videre er gjort for at begrænse yderligere brud.
• Hvilken type data der var involveret:
  Navngiv de dataenheder, der var involveret, og felt navnene som kunden kender dem. f.eks. profildata, der indeholder navne og e-mails.
• Hvem var involveret:
  Dette gælder kun for menneskelige fejl. Angiv antallet af personer i afsender- og modtagerpartiet og navnene på modtagerpartiets firma(er). Inkluder ikke de faktiske navne på de involverede personer (skriv dog disse ned et andet sted til senere brug).
• Sandsynlige konsekvenser:
  Ifølge kontrakten er vi forpligtede til at informere om de sandsynlige konsekvenser, som vi ser dem. Var modtagerparten en konkurrent? Slettede alle straks dataene? Kan dataene bruges til at få adgang til endnu flere data (f.eks. oplysninger, der kan bruges i phishingforsøg) osv.
• Trufne foranstaltninger:
  Beskriv de foranstaltninger, der vil blive truffet for at sikre, at brud af denne type ikke sker igen i fremtiden.